Lue vinkit töiden priorisointiin

Voimavaravalmentaja kertoo, kuinka voit tehdä työsi tehokkaammin.

Hukkuuko työpöytäsi muistilappuihin? Tuntuvatko työtehtävät tulipalojen sammuttelulta ilman suurempaa päämäärää? Piippaavatko ilmoitukset näytöllä ja puhelimessa?

Voimavaravalmentaja Iina Lempinen Valmiina Coachingista puhuu informaatiotsunamista, joka lippulappujen ja piippausten kanssa aiheuttaa järjestelmällisemmällekin työntekijälle stressiä. Tehokas työajan käyttö edellyttää valmentajan mukaan työtehtävien priorisointia.

− On tärkeämpää tehdä oikeita asioita kuin asioita oikein, Lempinen muistuttaa.

Post-it-lappuihin ja piippauksiin kyllästynyt työntekijä voi muuttaa työajan käyttöään tuloksellisemmaksi seuraavien viiden askeleen avulla.

1. Tee tehtävälista.

Listaa kaikki tehtäväsi niiden vaikeusasteesta välittämättä.

2. Jaa listan tehtävät A-, B- ja C-tehtäviin.

A-tehtävät ovat tuloksen ja tavoitteiden saavuttamisen kannalta tärkeimmät. Panosta näihin eniten ja suorita ne 80−100-prosenttisesti.

B-tehtävät ovat välttämättömiä, rutiininomaisia tehtäviä, joiden tulosvaikutus on vähäisempi. Käytä niiden tekemiseen vain kohtuullisesti aikaa ja energiaa. Näiden tehtävien suoritustaso on 60−80 prosenttia.

Tuloksen kannalta vähäpätöisimpiä ovat C-tehtävät. Pohdi rohkeasti, kannattaako näitä tehtäviä tehdä ollenkaan vai kuuluvatko ne toiselle ihmiselle. Välttäkää päällekkäistä työtä. Suoritustasosi näissä tehtävissä on 0−60 prosenttia.

− Puhukaa kehityskeskusteluissa tai tiimissä, mitkä ovat kunkin työntekijän A-, B- ja C-asiat, jotta asiasta on yhteisymmärrys, Lempinen neuvoo.

3. Aseta A-, B- ja C-tehtäville deadlinet.

Määräaikojen asettaminen selkiyttää listasi prioriteetteja entisestään.

4. Valitse tehtävistä Top 3.

Lähde liikkeelle kolmesta tärkeimmästä tehtävästä ja keskitä ajankäyttösi niihin.

5. Pilko valitut tehtävät pienempiin osiin.

Tehtävät on helpompi aloittaa, kun ne on leikattu pienempiin kokonaisuuksiin. Esimerkiksi markkinointisuunnitelman laatimisen voi palastella aluksi tavoitteiksi, kohderyhmäksi, budjetiksi ja aikatauluksi.

Avainhavainto priorisoinnissa on se, että kaikkia asioita ei voi eikä tarvitse tehdä yhtä hyvin.

− Meillä on korvien välissä kouluajoilta ajatus, että riittää, jos kokeesta pääsee läpi. Tämä ajatus on hyvä ottaa käyttöön työelämässäkin. Suomalaiset ovat tunnollisia ja kunnollisia, vaikka alhaisempi laatuvaatimus riittää aivan hyvin.

 

Kirjoittajan nimi: 
Satu Juoperi