Näin saat tehoa kokouksiin

fasilitointi
Fasilitoinnin tavoitteena on, että jokaisen mielipide tulee kuulluksi.

Fasilitointi ei ole pelkkä vierasperäinen muotisana vaan työskentelymetodi, jolla pyritään lisäämään vuorovaikutusta työyhteisöissä. 

Kaikki puhuvat, kukaan ei kuuntele, tunnelma alkaa kiristyä. Jälkikäteen yksi jos toinen miettii, mitä kokouksessa tuli sovittua. Miksi se ylipäänsä pidettiin? Ajan olisi voinut käyttää paremminkin, vaikkapa työntekoon. Kuulostaako tutulta? Ilmeisesti olisitte tarvinnut kokouksenne vetäjäksi fasilitaattorin.

Miksi niin moni kokous ylipäänsä tuntuu pelkältä ajanhukalta?

− Fasilitointitaidot ovat ratkaisevia ryhmätilanteiden onnistumisen ja tuloksellisuuden kannalta. Se on ryhmän vuorovaikutuksen auttamista. Ehkä kokoukseen turhautuneiden paikka ei alkujaankaan ollut juuri tuossa kokouksessa, Grape Peoplen toimitusjohtaja ja ammattifasilitaattori Piritta van der Beek arvioi.

Hän muistuttaa, että ihmiset eivät yleensä noin vain muuta toimintaansa tiedotustilaisuuksien tai kokouksien perusteella. Tavoitteista on kyettävä luomaan ensin yhteinen ymmärrys. Sen jälkeen on paljon helpompaa saada kaikki mukaan päämäärien tavoitteluun.

Fasilitointitaitoja tarvitaan nimenomaan ryhmän vuorovaikutuksen helpottamiseksi silloin, kun asioihin kaivataan yhteistä ymmärrystä ja tehdään yhteisiä päätöksiä.

− Kun ihmiset ymmärtävät kokonaisuuden, he pystyvät etenemään oikeaan suuntaan. Johtaja ei sanele, mitä tehdään seuraavaksi, vaan tiimi päättää siitä keskustellen. Fasilitointi on erityisen tarpeellista esimerkiksi strategiaprojekteissa, muutoksissa ja innovaatioprosesseissa − ylipäänsä vaativissa kokoustilanteissa.

Fasilitaattori säilyttää neutraalin roolin

Mitä monimutkaisemmasta asiasta on kyse ja mitä useampiin ihmisiin asia vaikuttaa, sitä arvokkaampaa on prosessin puolueeton ohjaaminen.
− Fasilitaattori auttaa tarkastelemaan asiaa eri näkökulmista ja kaivaa esiin osallistujien osaamisen, ideat ja mielipiteet. Fasilitaattori keskittyy prosessin sujuvuuteen, ei sisältöön. Jonkun pitää ottaa vetovastuu, jotta ylipäänsä saadaan jotain aikaiseksi, van der Beek tiivistää.
Jos työpajan tai kokouksen vetäjä on samalla osallistuja, hän tulee helposti ottaneeksi kantaa puolesta tai vastaan. Ristiriitatilanteessa se ei ainakaan helpota edistymistä. Päinvastoin, ryhmän vetäjä tulee sisältöön puuttuessaan osaksi käsiteltävää ongelmaa.
− Fasilitaattorin pitää tehtävässään onnistuakseen säilyttää neutraali roolinsa. Siksi joskus on järkevää palkata tehtävään ulkopuolinen, joka pystyy katsomaan asiaa sen eri kanteilta viileän rauhallisesti. Fasilitaattori kysyy, valmentaja kertoo sekä kysyy ja asiantuntija kertoo, van der Beek tiivistää erilaisia kokouksenvetäjien rooleja.
Kokouksen hän jakaa kolmeen vaiheeseen: selkeytykseen, ratkaisuihin ja toimenpiteisiin. Työskentelyn vaiheet ja niihin sopivimmat työskentelytavat on mietittävä tapauskohtaisesti. Menetelmiä voidaan vaihtaa tilanteen vaatiessa. Ammattifasilitaattorin työkalupakkiin kuuluu lukuisia keinoja osallistujien aktivoimiseksi ja päätöksenteon helpottamiseksi.
− Ryhmällä on oltava riittävästi tietoa käsiteltävästä asiasta ja valtuudet ratkaista käsiteltävä ongelma. Olennaista on, että etenkään prosessin alussa yhtään ideaa ei torpata, kuulostaa se miten hullulta tahansa. Vähättely lamauttaa osallistujat, eikä asiassa päästä eteenpäin. Myöhemmissä vaiheissa esteiden ja ratkaisujen pohtiminen yhtä aikaa syventää ratkaisuja.

Lisää struktuuria kokouksiin

Jos fasilitoinnilla parannetaankin organisaation ketteryyttä, niin struktuuri tekee prosessiin osallistumisesta tehokasta. Sen avulla saadaan esille erilaisia näkemyksiä ja lopulta kaivattu yhteinen päätös, johon on helppo sitoutua, kun kaikki ovat saaneet siihen vaikuttaa.
Van der Beek varoittaa, että liian tiukat rakenteet voivat kuitenkin vaikeuttaa toimintaa. Onko kokouksiin osallistuminen aina välttämätöntä, etenkin jos käsiteltävä asia ei oikeastaan edes kuulu omaan osaamiseen? Millaisia ideoita on luvassa, jos paikallaolija vain katselee ulos ikkunasta ja piirtelee esityslistaan graafisia kuvioita?
Oleellista on, että koolle kutsuttujen ryhmässä on sekä osaamista että riittävästi päätösvaltaa tai mandaatti. Ne, joiden näkemyksiä tarvitaan, voidaan osallistaa etukäteen. Niitä, jotka vain tarvitsevat tiedot lopputuloksista, voidaan informoida jälkikäteen.
− Asiantuntijoista aika moni käyttää leijonanosan työajastaan kokouksissa istumiseen. Kun ymmärrettäisiin, keiden oikeasti tarvitsee olla paikalla, niin kaikkien kokoukset voisivat vähentyä jopa kolmanneksella. Ihmisten työajan parempi käyttö näkyisi jo tulosviivan alla.
Tilaisuuden on pakko onnistua, jos koolla on 200 ihmistä. Niin suuren joukon työaika on valtava panostus. Pelkästään järkevällä ajankäytöllä olisi van der Beekin mielestä euromääräisten säästöjen lisäksi iso vaikutus yleiseen ilmapiiriin ja sitoutumiseen. Bonuksena päälle työhyvinvointikin paranisi, kun ihmiset saisivat vaikuttaa ja osallistua itseään koskeviin asioihin.
− Fasilitoinnilla voidaan vaikuttaa kokouskulttuuriin. Kun kokoukset vedetään strukturoidusti ja vuorovaikutteisesti, ei enää tarvita uusia kokouksia samojen asioiden pyörittelyyn. Pystymme luomaan uusia ratkaisuja ja pärjäämme paremmin markkinoilla, kun toiminta on ketterämpää.

Digitalisaatio kasvattaa fasilitoinnin tarvetta

Yhä useampi suomalaisyritys hyödyntää fasilitointia toiminnassaan, ja van der Beek arvioi suosion olevan edelleen kasvussa. Mistään uudesta asiasta ei ole kyse; juuret juontavat 60-luvun Yhdysvaltoihin. Suomeen metodi rantautui vuosituhannen vaihteessa.
− Maailman monimutkaistuessa fasilitoinnin tarve kasvaa. Nykyään puhutaan paljon tekoälyn ja robotiikan tulosta. Mielestäni ihmisten tulisi keskittyä vuorovaikutustaitojen ja luovan ongelmaratkaisukykyjen ylläpitoon ja kehittämiseen. Se on osaamista, jota koneet eivät voi viedä meiltä.
Liikkuvan työn yleistyminen ja digitalisaatio lisäävät etäpalavereja. Van der Beekin mukaan se taas kasvattaa fasilitoinnin tarvetta. Johtajan rooli on muuttumassa kontrollinpitäjästä mahdollistajaksi, jolloin on luonnollista, että yhä useampi osallistuu päätöksentekoon.
− Yksi ihminen ei voi edes enää tietää kaikkea, kun asiat ovat tulleet monimutkaisemmiksi. Tarvitaan erilaista osaamista ja eri alojen asiantuntemusta. Verkossa tapahtuvassa yhteistyössä psykologinen turvallisuus on erityisen tärkeää, jotta mukanaolijat uskaltavat heittäytyä uuteen − tai ylipäänsä puhua eikä vain olla hiljaa. Fasilitaattorilla on erilaisia keinoja turvallisuudentunteen luomiseksi.
Haasteena on, että vanhentuneet kokouskäytännöt siirretään sellaisenaan virtuaalimaailmaan. Etäkokouksissa toisten vetäytymistä ja toisten jatkuvaa esilläoloa saattaa olla vaikeampi huomata.
− Yhteistyö on mahdotonta, jos ihmiset eivät osallistu. On tärkeää, että kaikkien paras osaaminen saadaan käyttöön yhteisen hyvän edistämiseksi. Siksi osallistujien on tiedettävä, miksi kokous ja juuri heidän osallistumisensa siihen on tarpeen, van der Beek sanoo.

Näin lisäät psykologista turvallisuutta


1. Kerro jo tilaisuuden alussa, mitä on tulossa: milloin on taukoja, milloin ruokaa, milloin palaveri loppuu. Kerro osallistujille myös, miksi kokous järjestetään, miksi juuri heidät on kutsuttu ja mitä osallistujilta odotetaan. Myös esitystä seuraavasta keskustelusta on hyvä mainita. Ihmisillä on turvallisempi olo tietäessään, mitä kohta tapahtuu ja miksi. Pidä aikataulu näkyvillä!
2. Psykologinen turvallisuus on edellytys ryhmän tuottavuudelle ja innovatiivisuudelle. Yhteiskehitys ei voi käynnistyä, jos sitä ei ole. Auta tapahtuman osallistujia kohtaamaan toisensa ja verkostoitumaan.
3. Tutussa seurassa on helpompi avautua kuin täysin vieraassa. Osallistujat voidaan tilaisuuden alussa laittaa esimerkiksi ”aamukävelylle” kokoontumistilassa. Pysähtymiskäskyn jälkeen heidän on ruvettava juttusille lähimmäksi osuneiden kanssa. Tutustu ja tutustuta mahdollisuuksien mukaan ryhmäläisiä jo ennakkoon. Muutamatkin tutut kasvot vieraassa seurassa rohkaisevat ilmaisemaan omia mielipiteitä.
4. Psykologista turvallisuutta lisää myös, jos osallistujille annetaan ennen yleistä keskustelua hetki aikaa miettiä kantaansa hiljaisuudessa. Sen jälkeen aiheesta on helpompi jutella. Jotkut ovat kantansa muodostamisessa nopeita ja jyräävät helposti hitaammin mielipiteensä muodostavat.
5. Joitakuita sosiaaliset tilanteet jännittävät enemmän kuin muita. Fasilitointi vie ihmiset helposti epämukavuusalueille, kun joitakin asioita tehdään eri tavalla kuin ennen ja vaaditaan ehkä heittäytymistä. Tilaisuuden vetäjän on muistettava tämä ja mietittävä tekeminen ja tehtävät tämän jännittäjän kannalta. Fasilitaattorin on valmisteltava osallistujat kohtaamaan toisensa ihmisinä riippumatta asemasta, osaamisesta ja ujousasteesta. Siinä auttaa, kun vetäjä itsekin on helposti lähestyttävä ja inhimillinen.

Fasilitoinnin tuomat hyödyt:

* Koko ryhmän osaaminen saadaan esille, tietotaidon jakaminen.
* Työntekijöiden tyytyväisyys kasvaa, kun annetaan aitoja vaikutusmahdollisuuksia.
* Yhteisen suunnan kirkastuminen.
* Ajankäytön tehostuminen, tehokas yhteistyö.
* Päätöksenteon selkeytyminen.

 

 

 

Kirjoittajan nimi: 
Maarit Seeling