Panosta neuvottelutaitoihin

Suomalainen neuvotteluosaaminen on liian usein amatööritasolla, väittävät aiheesta kirjan kirjoittaneet Juhana Torkki ja Sami Miettinen.

Kerrotaan, että kun Venäjän presidentti Vladimir Putin taannoin saapui kahdenkeskisiin neuvotteluihin Saksan liittokansleri Angela Merkelin kanssa, matkaseurueeseen kuului pari jättikokoista schäferiä. Putin tiesi Merkelin pelkäävän koiria.

Tapaus on ääriesimerkki aggressiivisesta neuvottelutaktiikasta, jolla kummisetämäisenä neuvottelijana tunnettu Putin pyrki saamaan yliotteen analyyttiseksi sovittelijaksi tiedetystä Merkelistä.

Jo kuuluisa roomalainen senaattori Cicero totesi, että on kaksi tapaa selvittää kiista: neuvottelemalla tai käyttämällä fyysistä voimaa. Hänen mukaansa sivistynyt ihminen turvautuu jälkimmäiseen vain, jos ensimmäinen ei toimi.

Neuvottelutaitoja eivät tarvitse vain valtiomiehet, vaan me kaikki. Oikeastaan koko elämä on viestintää, vaihdantaa ja neuvottelua.

Erityisen tärkeitä neuvottelutaidot ovat liike-elämässä, niin organisaatioiden onnistumisien kannalta kuin yksilöiden omien urapolkujen rakentamisessa. On lohdullista tietää, että meistä jokaisesta voi kouliintua huippuneuvottelija.

Valta on neuvottelijan lihakset

Juhana Torkki ja Sami Miettinen luettelevat huippuneuvottelijan neljä perusominaisuutta. Niitä ovat valta, analyyttisyys, sosiaalisuus ja periaatteellisuus. Kutakin ominaisuutta on neuvottelutilanteessa mahdollista säätää aina nollasta maksimiin – tilanteen mukaan. Säätöjen tuloksena syntyvät erilaiset neuvottelutyylit ja neuvottelijatyypit.

Valta voidaan määritellä kyvyksi saada toiset tekemään, mitä itse haluaa.

– Ei ole olemassa vallatonta neuvottelua, Juhana Torkki sanoo.

Vallan käyttämisessä neuvottelutilanteessa kannattaa kuitenkin olla tarkkana, eikä lukita itseään ennakolta ehdottomuuksiin.

– Hyvä neuvottelija ei käytä valtaansa maksimaalisesti, vaan antaa myös toisen osapuolen onnistua. Kannattaa hävitä yksi erä, jos voittaa koko pelin.

Taitavasti käytettynä valta merkitsee oikeanlaista ”pehmeää röyhkeyttä” ja lujaa, mutta ei taipumatonta tavoitehakuisuutta.

Lujin valta syntyy luottamuksen kautta.

– Kun neuvottelijaa pidetään rehtinä, oikeudenmukaisena ja luotettavana, hänen vaikutusmahdollisuutensa ovat suuret ja luottamustilin saldo plussalla, Sami Miettinen jatkaa.

Analyyttisyys on neuvottelijan aivot

Kun neuvottelijat ymmärtävät, että kaikkien ei kannata maksimoida valtaansa, päästään seuraavalle tasolle. Analyyttisyys tarkoittaa luovaa älykkyyttä, jolla pattitilanteet ratkaistaan, ristiriidoista luovitaan ulos ja win-win-mahdollisuuksia löydetään.

Jotta neuvottelija pystyy olemaan rakentavalla tavalla analyyttinen, hänen on valmistauduttava neuvotteluun huolella – aivan kuten myyntimies valmistautuu asiakastapaamisiinsa.

– Valitettavasti tilanne ei Suomessa aina ole tällainen, vaan kovin usein neuvotteluihin mennään takki auki vartin valmistautumisella, Sami Miettinen kärjistää.

– Huolellinen valmistautuminen kuuluu ammattimaiseen neuvotteluosaamiseen ja -kulttuuriin, Juhana Torkki täydentää.

– Meillä mietitään ennalta yleensä hinta, toteuttamistapa ja oma minimitavoite. Tämä ei kuitenkaan riitä. Ammattilaisorganisaatiossa tulisi ennalta päättää ja tarkkaan harkita, ketkä ovat parhaita ja sopivimpia henkilöitä osallistumaan neuvotteluun, mikä on kunkin rooli, millaisella taktiikalla neuvottelua käydään, millaisia kysymyksiä tehdään, millaista materiaalia esitetään ja kuinka jää murretaan sekä luottamus rakennetaan.

–  Neuvottelupöytään ei useinkaan kannata lähettää henkilöä, jolla on asiassa ylin päätösvalta. Neuvottelumandaatin ulkoistaminen ja välimiesten käyttö on usein ammattimaisin tapa hoitaa asioita, Sami Miettinen tietää.

Björn Wahlroos totesi Neuvotteluvalta-kirjan haastattelussa hiljattain, että ruotsalaiset ovat jo kauan sitten oppineet, että jokaisen tärkeän neuvottelun lopputulokseen kannattaa hakea yrityksen hallituksen vahvistus. Suomessa tätä vasta opetellaan.

– Lisäaika ja joustovara ovat tärkeitä elementtejä. Meillä Suomessa ajatellaan helposti, että neuvottelu on hyvä, kun tuloksiin päästään mahdollisimman nopeasti. Sen sijaan pitäisi ajatella, että neuvottelutulos on hyvä, kun päästään kaikkien näkökulmasta parhaaseen mahdolliseen ratkaisuun pitkällä tähtäimellä, Juhana Torkki sanoo.

Sosiaalisuus on neuvottelijan sydän

Sosiaalisuus edellyttää neuvottelijalta tunneälyä. Neuvotteluun valmistautumiseen kuuluu siksi myös tunnevalmistautuminen, millä tarkoitetaan toisen osapuolen position selvittämistä ja kykyä asettua hänen asemaansa neuvottelutilanteessa.

Kannattaa miettiä ennalta, mitkä ovat sellaisia tunnelukkoja, jotka voivat estää hyvään neuvottelutulokseen pääsemisen. Ne voivat olla pieniäkin asioita. Kannattaa olla kiinnostunut myös piilotetuista korteista eli asioista, jotka vastapuoli todennäköisesti jättää kertomatta, mutta jotka on neuvottelussa syytä kysyä.

Sami Miettinen kertoo esimerkin tyypillisen japanilaisen neuvotteludelegaation käyttäytymisestä.

– Delegaatio on suuri, siihen kuuluu kuusi miestä. He asettuvat neuvottelupöytään siten, että keskimmäisenä istuu kivikasvoinen vanha samurai. Hän istuu koko neuvottelun ajan puhua pukahtamatta, kun sen sijaan viisi muuta tekevät jatkuvasti kysymyksiä ja ehdotuksia. Lopuksi samurai pitää välikokouksen omiensa joukossa ja palaa ilmoittamaan, millaisen neuvottelutuloksen hänen organisaationsa on valmis hyväksymään. Koko ajan hän on analysoinut päässään tapahtumien kulkua ja kalkyloinut eri vaihtoehtoja, Miettinen sanoo.

‒ Ehdotettu lopputulos on aina sosiaalisesti hyväksyttävä. Kukaan ei tunne hävinneensä, kukaan ei menetä kasvojaan. Jos tällaista lopputulosta ei ole mahdollisuutta löytää, neuvottelujen annetaan raueta. Japanilaisten mielestä ”no deal” on parempi kuin ”bad deal”, Miettinen lisää.

Pyrkimyksenä onkin, että yhteistyötä rakennetaan aina pitkällä tähtäimellä, yli sukupolvien.

Periaatteellisuus on neuvottelijan sielu

Tästä pääsemme neljänteen huippuneuvottelijan ominaisuuteen, periaatteellisuuteen, jota voidaan nimittää myös eettisyydeksi.

– Jokaisen neuvottelun taktiikka on rakennettava tilanteen mukaan. Taktista osaamista tärkeämpää on kuitenkin maineen ja luottamuksen merkitys, kun synnytetään pitkäaikaisia, jopa elinikäisiä asiakkuuksia ja kumppanuuksia. Kaiken mitä neuvottelijana teet, on kestettävä päivänvalo. Sinun on vielä kahdenkymmenen vuoden kuluttua voitava katsoa itseäsi peiliin ja kyettävä toteamaan, että tuossa neuvottelussa toimin viisaasti ja oikein, Juhana Torkki sanoo.

Näin suuren painoarvon miehet laittavat yrityksen tärkeimmälle aineettomalle pääomalle, maineelle, ja muistuttavat, että yritysten maine neuvottelutilanteessa rakentuu myös neuvottelijoiden oman maineen kautta.

Kuka heidän mielestään on paras esimerkki neuvottelijasta, joka osaa käyttää kaikkia perusominaisuuksia – valtaa, analyyttisyyttä, sosiaalisuutta ja periaatteellisuutta – taitavasti hyväkseen? Torkki ja Miettinen vastaavat empimättä: presidentti Martti Ahtisaari.

– Hän perehtyy huolellisesti kriisitilanteen syihin ja taustalla olevaan historiaan kaikkien osapuolten näkökulmasta. Hänellä on neuvottelijana korkea etiikka, jonka johtoajatus on, että neuvotteluissa päämäärä on aina nähdä, mikä on oikein ja tehtävä saada tapahtumaan se, mikä on oikein.

Luottamuspääoman turvin Ahtisaari voi määritellä neuvotteluille tiukkojakin aikatauluja ja vaatia osapuolilta selkeitä toimenpiteitä, kuten tulitaukoa ja humanitäärisen avun perille saamista.

Käytännön taktiikoita

Entä millaisia käytännön taktiikoita erilaisissa neuvottelutilanteissa sitten voi käyttää?

– Eräs klassinen myös neuvotteluihin sopiva taktiikka on amerikkalaisista tv-sarjoista tuttu ”hyvä poliisi, paha poliisi”. Neuvottelutiimin kanssa voi etukäteen sopia rooleista, joissa toiset koko ajan kyseenalaistavat asioita ja toiset taas ehdottavat niihin rakentavia ratkaisuja, Sami Miettinen sanoo.

– Aikataulun määrittäminen eli deadlinen asettaminen on sekin tehokas taktiikka tietyissä tilanteissa. Jos neuvotteluissa on deadlineen mennessä saavutettu merkittävää edistymistä, aikarajaa kannattaa höllentää, hän jatkaa.

Hinnan paaluttaminen on tärkeä taktiikka erityisesti silloin, jos tiedetään, että vastapuolella pöytää istuu omanarvontuntoisia ja tinkimättömiä neuvottelijoita. Yleensä se, joka asettaa hinnan ensin, on vahvoilla.

– Huumori on vallan ase ja sitä kannattaa viljellä silloin, kun sen korrektisti osaa. Kertomalla vitsin voit testata, onko sinut hyväksytty porukkaan. Korkeimman statuksen omaavan henkilön vitseille nauretaan äänekkäimmin, Juhana Torkki hymähtää.

– Esitä suoria kysymyksiä, mutta muista hienotunteisuus. Suomalaisista on venkulointia jättää vastaamatta selvään kysymykseen, kun sellainen esitetään, Sami Miettinen on havainnut.

Miehet vinkkaavat myös laatimaan ennakkoon listan kysymyksistä, jotka ovat oman organisaation näkökulmasta tärkeitä, jopa kriittisiä, sekä kysymyksistä, joilla voi katsoa toisen osapuolen piilotetut kortit.

Usein valmisteleva soitto ennen palaveria auttaa saattamaan neuvottelut sutjakkaasti alkuun ja estää pienellä vaivalla monia väärinkäsityksiä.

– Vältä neuvottelussa yliherkkää tunteellisuutta. Kontrolloi omaa persoonaasi ja kehitä erilaisia neuvotteluominaisuuksia.

 

Vinkkejä neuvotteluun

1. Tiedustele. Valmistaudu neuvotteluihin huolellisesti. Selvitä, mitä haluat ja mitä toinen haluaa. Näin voit reagoida paremmin yllätyksiin ja esiinnyt varmemmin.

2. Simuloi. Harjoittele neuvottelun kulku etukäteen mielikuvaharjoittelulla tai käy se läpi jonkun tuttusi kanssa. Yllättävän usein simulointi toteuttaa itsensä.

3. Kokeile matalaa statusta. Älä kukkoile. Itsensä alentaminen ylentää miellyttävästi toista osapuolta. Koittaa aika, kun toinen palkitsee sinut oman egosi uhraamisesta.

4. Etsi vaihtoehtoja. Useimpiin neuvottelutarpeisiin on monia ratkaisuja. Niitä voivat olla neuvottelukumppanin vaihto, uusi luova sopimuspaketti tai vain nykytilanteen hyväksyminen.

5. Rakenna luottamusta. Pitkän aikavälin menestys neuvottelijana rakentuu hyvän maineen kautta. Luotettava henkilö säästyy riidoilta ja saa virheitä anteeksi. Hyvämaineista ei myöskään käytetä hyväksi.

 

Tunnistatko hänet?

  • Hän hyväksyy ensimmäisen hinnan, koska ajatus tinkimisestä ahdistaa. Hän ei valmistele tapaamisia, koska se on turhaa ajanhukkaa.
  • Hän naureskelee konsulteille, jotka puhuvat small talkista ja sanattomasta viestinnästä.
  • Kokouksen alkuun hän lataa puolen tunnin kalvosulkeiset ja keskittyy sen jälkeen viisastelemaan pikkuasioista.

Hän on neuvottelutavis, suomalaisen neuvottelutaidon arkkityyppi.

 

Juhana Torkki ja Sami Miettinen

  • Torkki on kirjoittanut kirjan Puhevalta (Otava 2006) ja yhdessä Sami Miettisen kanssa kirjan Neuvotteluvalta (WSOY 2008).
  • Torkki on puhe- ja esiintymistaitojen kouluttaja.
  • Miettinen työskenteli 13 vuotta Lontoossa investointipankkiirina, missä neuvotteli työkseen. Hän on nyt partnerina Sisu Partnersissa. 
Kirjoittajan nimi: 
Pälvi ja Kimmo Salo
Topic: 
Myynti