Oivalla tapahtumien mahdollisuudet

Valkoisen talon entinen tapahtumajohtaja Laura Schwartz on huippuverkostoituja, joka antaa nyt vinkkejä muille.

Laura Schwartz oli vasta 19-vuotias, kun hän aloitti Valkoisessa talossa vapaaehtoisena. Hän eteni muutamassa vuodessa presidentilliseksi tapahtumajohtajaksi.

Uransa aikana hän matkusti presidentti Clintonin kanssa Air Force Onella, vastasi allekirjoitustilaisuuksista, valtiovierailuista ja juhlaillallisista. Silloin hän oivalsi, että kaikki tilaisuudet ovat oikeastaan vain smokkiin puettuja mahdollisuuksia verkostoitua.

Kaikki eivät kuitenkaan ymmärrä tai osaa hyödyntää näitä tilaisuuksia ja tuhlaavat mahdollisuutensa. Kirjassaan Syö, juo ja menesty Laura Schwartz neuvoo, miten jokainen voi oppia hyväksi verkostoitujaksi.

Tilaisuuksissa voi tavata henkilöitä, jota et muuten välttämättä pääsisi tapaamaan. Tapahtumissa ei ole sihteerejä, jotka kertoisivat pomon olevan varattu. Kun olet kasvotusten henkilön kanssa, on enää sinusta itsestäsi kiinni, miten tilaisuutesi käytät.

Toimi siltana

Verkostoitumisella on myös hieman negatiivinen kaiku, sillä se saatetaan mieltää toisen kustannuksella hyötymiseksi. Paras lähtökohta onkin miettiä, miten voisi itse auttaa muita eikä pohtia sitä, miten voisi hyötyä muista. Hyöty tulee aikanaan – joskus vasta vuosien päästä ja yllättävissäkin tilanteissa.

Jokaisella on lukemattomia eri rooleja ja verkostoja niin työssä kuin vapaa-ajalla. Esimerkiksi ammatillisissa verkostoissa voi erottua muista rakentamalla siltoja eri ihmisten välille.

”Ammatilliset järjestöt tarjoavat mainion mahdollisuuden olla A:ta ja C:tä yhdistävä B. Tule tunnetuksi henkilönä, jonka kautta kaikki sillat kulkevat”, Schwartz sanoo.

Kun esittelet toisilleen kaksi henkilöä, kerro lyhyesti siitä, mitä he tekevät ammatikseen tai vapaa-aikanaan ja keskity siihen, minkä kuvittelet olevan heille yhteistä.

Tee taustatyötä

Kun sinut on kutsuttu johonkin tilaisuuteen, älä unohda valmistautumista. Schwatz vertaa prosessia näyttelijän työhön. Itse tilaisuus on päänäytös, jossa on vakuutettava yleisö. Harjoituksista lintsannut näyttelijä buuataan lavalta.

Mieti, millainen tilaisuus on kyseessä ja mikä yhdistää osallistujia? Yhteistä taustaa tai kiinnostuksen kohdetta voit käyttää keskustelun avaamisessa.

Milloin tilaisuus järjestetään? Onko kyseessä plaseerattu illallinen, jolloin istut pitkään tiettyjen henkilöiden vieressä, vai rento cocktailtilaisuus, jonka aikana on enemmän aikaa liikkua vieraiden keskuudessa?

Missä tapahtuma järjestetään? Jos tapahtumapaikkana on esimerkiksi historiallisesti tai kulttuuriarvoltaan mielenkiintoinen kohde, tutki paikan nettisivuilta tietoa siitä. Silloin voit avata keskustelun puhumalla muusta kuin säästä.

Schwartz kertoo saaneensa asiakkaaltaan kutsun tapaamiseen, joka järjestettiin hänelle uudessa ravintolassa. Ravintolan nettisivuilta löytyi taustatietoa ravintolasta ja kiinnostava tarina sen seinällä olevasta taiteesta ja sen tekijästä. Schwartz teki vaikutuksen pöytäseurueeseensa kertoessaan maalausten vaikutuksesta ravintolalle.

”Sain uuden asiakkaan ja myöhemmin asiakkaani ovat kertoneet, että puhuvat aiheesta aina asioidessaan kyseisessä ravintolassa. Toisin sanoen he ajattelevat silloin aina minua. Melko hyvä keino tehdä vaikutus – poissa silmistä, mutta ei mielestä!”

Tiedä vähän paljosta

Kun pääset juttusille ihmisen kanssa, et voi tarkalleen tietää, mihin aiheisiin keskustelu kääntyy. Sen vuoksi on tärkeää pysyä hitusen selvillä vähän kaikesta. Kun luet vähän päivän lehden eri aihepiireistä, voit keskustella jonkin verran niin taloudesta, urheilusta, viihteestä kuin paikallisista uutisista.

Laura Schwartz kertoo, että koska aikaa on rajallisesti, hän lukee bestsellereistä vain arvostelut. Silloin ei jää täysin keskustelun ulkopuolelle, vaikka ei olisi lukenut kirjaa.

Tapahtumapäivänä kannattaa katsoa tai kuunnella hetken aikaa tuoreita uutisia ja tarkistaa Twitter, mistä näkee nopeasti uusimmat puheenaiheet. ”Jos tilaisuudessa on pörssiyhtiöiden edustajia, tarkista myös pörssikurssit. Niiden perusteella tiedät, kannattaako sinun onnitella uusia keskustelukumppaneitasi vai puhua mieluummin jostain muusta”, Schwartz vinkkaa.

Vakuuttavuuteen kuuluu tietysti myös ulkoinen olemus. Siitä moni ymmärtääkin huolehtia. Muista kuitenkin vilkaista itseäsi myös takaa. ”Olen kerran nähnyt naisen kävelevän hotellin aulan läpi hameenhelma sukkahousuissaan. Hänenkin olisi pitänyt pyörähtää, mutta kun hän huomasi asian, oli jo myöhäistä saada nauru loppumaan”, Schward kertoo.

Ulkoinen olemus ulottuu myös tunnelmaan. Huolehdi siitä, että emotionaalinen olemuksesi on hyvä, sillä se vaikuttaa vakuuttavuuteesi ja myös muihin ihmisiin.

Aseta tavoitteet, muista encore

Mieti ennen tilaisuutta, mitkä ovat omat 1-2 tavoitettasi tilaisuuden suhteen. Haluatko saada viisi käyntikorttia, esittää tietyn asian jollekin henkilölle, löytää uuden jäsenen ammatilliseen yhdistykseen?

Ole myös avoin kaikille kohtaamisille. ”Viisi minuuttia teeskenneltyäkin kiinnostusta voi johtaa illan parhaaseen keskusteluun”, Schwartz sanoo.

Kun olet onnistunut kohtaamaan ihmisiä ja luomaan alkuja uusille suhteille, muista vakiinnuttaa suhteet viemällä tilanne loppuun asti.

Ota yhteyttä pian ensitapaamisen jälkeen, mielellään seuraavana päivänä. Voit lähettää sähköpostia tai käsin kirjoitetun viestin; mikä tuntuu sopivimmalta. Schwartz muistuttaa, että käsin kirjoitetulla viestillä erotut paremmin.

Jos lähetät viestin matkapuhelimesta, poista lopusta rivi, joka kertoo, että viesti on lähetetty iPhonesta. Muuten kerrot arvostavasi toista vain tekstiviestin verran.

Viestissä voit kerrata miten tapasitte tilaisuudessa ja mainita jotain keskustelustanne. Siten osoitat, että kuuntelit häntä. Jos pystyt muodostamaan sillan kahden henkilön välille tai auttaa häntä saavuttamaan jonkin tavoitteensa, kerro siitä. Lähetä perään toinen sähköposti, jossa esittelet henkilöt toisilleen ja annat heidän jatkaa siitä.

Voit myös mainita jonkin tilaisuuden, johon olet itse osallistumassa tai ehdottaa tapahtumaa, joka saattaisi sopia hänelle.

Schward kirjaa ylös tietoja tapaamistaan henkilöistä, jotta hän voi kerrata ne ennen seuraavaa tapaamista tai palata niihin, jos rakentaa siltoja kyseiselle henkilölle tai jollekin toiselle.

Laura Schwartz: Syö, juo ja menesty. Verkostoitumalla huipulle. (Kustantaja Keskisuomalainen Oyj Aikakauslehtiryhmä, 2015)

Kirjoittajan nimi: 
Piia Kunnas
Kuva: Dennis Schwartz
Topic: 
Markkinointi