Kuusi askelta ajanhallintaan

Tuntuuko tehtävää olevan enemmän kuin aikaa? Näin tehostat ajankäyttöäsi.

1. Priorisoi

Priorisointi vaatii rohkeutta tehdä vain oleellisin ja jättää muu tekemättä.

Listaa hoidettavat asiat ja järjestä ne tärkeisiin ja kiireellisiin. Jatka järjestelyä taulukoimalla hoidettavat asiat neliöön siten, että y-akselina ovat tärkeät asiat ja x-akselina kiireelliset. Samalla huomaat, onko jokin kiireellisenä pitämäsi oikeasti kiireellinen ja mihin asioihin sinun pitäisi keskittyä.

Seuraavaksi aseta tehtäville aikataulut. Päivämäärät alkavat ohjata ajatteluasi ja pakottavat sinut tekemään tärkeiksi määrittelemiäsi asioita.

Priorisointiin kuuluu myös oman mielen ja kehon huomioiminen. Liikunta ja lepo ovat tärkeitä, jotta pysyy toimintakykyisenä. Varaa siis aikaa myös niille.

2. Keskity

Jos tehtävälistallasi on hankalia asioita, käy suoraan tuulta päin. Sen sijaan, että siirtäisit niitä, tartu toimeen heti aamusta tai silloin, kun olet vireimmilläsi. Kun olet hoitanut hankalat asiat pois päiväjärjestyksestä, ajatuksillasi on tilaa keskittyä muuhun.

Koska tehtävää on paljon, säilytä järjestys. Tee aloittamasi tehtävä loppuun ja siirry vasta sen jälkeen seuraavaan.

Omaa keskittymistään voi harjaannuttaa. Opettele erilaisia meditointi- ja keskittymistekniikoita.

3. Remontoi työlistasi

Sähköisen ympäristön voi valjastaa tehokäyttöön esimerkiksi käyttämällä Outlookin kalenterin tehtävälistausta ja värikoodeja eri tehtävien kohdalla.

Tehtävälistoja on syytä tarkastella realistisesti ja kirjata ylös vain ne tehtävät, jotka todella pystyy tekemään.

4. Mieti, mihin investoit

Aikaa ei ole rajattomasti. Mihin aika riittää ja kauanko sitä kannattaa investoida kuhunkin tehtävään? Tarvitseeko kaikkea tehdä täydellisesti? Mieti, milloin vähemmälläkin tekemisellä pärjää ja toimi sen mukaisesti. Ole armollinen itsellesi.

5. Rytmitä päivä

Keskittymistä vaativat tehtävät kannattaa sijoittaa ajankohtaan, jolloin olet vireimmilläsi. Valtaosa ihmisistä on skarpeimmillaan heti aamusta.

Vaikka tehtävä olisi kuinka mielenkiintoinen, mutta jos se on kovin pitkä, niin aseta sen lomaan taukoja. Aivot kiittävät pienistä levähdyshetkistä ja työtehosi pysyy hyvässä vireessä taukojen siivittämänä. Myöskään sähköpostien lukeminen ei välttämättä ole paras tapa aloittaa päivää, koska sieltä tulvivat viestit romuttavat helposti päivän suunnitelman. Kokeile, millainen työjärjestys olisi sinulle toimivin!

6. Pidä järjestys

Tavoitteena on riittävän hyvä järjestys, jotta aikaa ja ennen kaikkea energiaa ei hukkaannu turhaan etsimiseen.

 

Lähde: Stressileikkuri, Kuusi askelta ajanhallintaan, kirjoittanut työelämävalmentaja Johanna Verho.

Lisätietoja:

http://www.treasurecoaching.fi/palvelut/motivoimala/stressileikkuri/

http://www.treasurecoaching.fi/7-vinkkia-tyovaihteen-loytamiseksi-loman-jalkeen/

Kirjoittajan nimi: 
Sofia Flygare